Phần lớn giấy tờ hằng ngày của người dân vùng Thái Bình cũ nay giải quyết ngay ở trung tâm phục vụ hành chính công của xã, phường mới hoặc nộp trực tuyến — hiếm khi phải lên cơ quan cấp tỉnh. Khi cấp huyện bị bỏ, rất nhiều việc trước đây phải lên huyện đã chuyển xuống xã; một số việc trước đây làm ở huyện thì chuyển lên tỉnh nhưng có thể nộp qua mạng hoặc qua bưu chính.
Điều nhiều người lo là tỉnh mới rộng gấp đôi, trong khi cơ quan cấp tỉnh chỉ đặt ở trung tâm hành chính của tỉnh Hưng Yên mới; với người ở các xã xa như vùng ven biển Tiền Hải, Thái Thụy cũ, quãng đường có thể dài. Bài này chia thủ tục thành ba nhóm theo nơi làm, chỉ cách chọn kênh nộp cho từng nhóm, và những mẹo nhỏ để một chuyến đi không phải thành hai.
Bộ máy giải quyết giấy tờ thay đổi thế nào từ 1/7/2025
Trước đây, người dân Thái Bình làm giấy tờ theo ba tầng: xã, huyện, tỉnh. Huyện là tầng làm nhiều việc nhất với người dân: đăng ký đất đai, cấp phép xây dựng nhà ở, đăng ký hộ kinh doanh, một số việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài, tư pháp, lao động thương binh xã hội. Từ khi chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp, tầng huyện biến mất và phần việc của nó được chia lại.
Hướng chung là đưa xuống xã những việc gắn với đời sống hằng ngày, còn những việc cần chuyên môn sâu hoặc quản lý toàn tỉnh thì để ở tỉnh, đi kèm việc mở rộng nộp hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả qua bưu chính. Mỗi xã, phường mới có một trung tâm phục vụ hành chính công — chính là bộ phận một cửa — làm đầu mối nhận hồ sơ.
Tỉnh Hưng Yên mới vẫn cần thời gian để kiện toàn: có nơi trụ sở xã mới đặt ở trụ sở một xã cũ, có nơi tận dụng trụ sở huyện cũ. Danh mục thủ tục cụ thể có thể được điều chỉnh theo văn bản hướng dẫn. Vì vậy những gì bài viết đưa ra là nguyên lý và nhóm việc thường gặp; danh mục chính xác nằm trên cổng dịch vụ công.
Ba nhóm việc theo nơi giải quyết
Phân nhóm dưới đây là định hướng thường gặp sau khi bỏ cấp huyện. Trước khi đi, kiểm tra lại thủ tục cụ thể trên cổng dịch vụ công vì phân cấp có thể được điều chỉnh:
| Nhóm | Ví dụ việc thường gặp | Kênh nên dùng |
|---|---|---|
| Xong ở xã, phường | Khai sinh, kết hôn, khai tử trong nước; chứng thực bản sao, chữ ký; xác nhận cư trú; nhiều việc về đất đai cấp hộ gia đình; đăng ký hộ kinh doanh | Trung tâm phục vụ hành chính công của xã, hoặc nộp trực tuyến rồi đến nhận |
| Do công an xử lý | Căn cước, định danh điện tử, đăng ký cư trú, đăng ký xe | Công an xã, phường; một số việc công an tỉnh; nhiều việc nộp qua ứng dụng định danh |
| Lên tỉnh hoặc cơ quan chuyên ngành | Đăng ký doanh nghiệp, một số việc đất đai của tổ chức, giấy phép chuyên ngành, hộ tịch có yếu tố nước ngoài tuỳ trường hợp | Nộp trực tuyến trên cổng dịch vụ công, nhận kết quả qua bưu chính |
Nếu một việc thuộc nhóm thứ ba, đừng vội lên đường tới cơ quan cấp tỉnh. Hầu hết những việc này đã có thể nộp trực tuyến; đi trực tiếp chỉ cần khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung bản gốc hoặc phải ký trước mặt cán bộ.
Trước khi ra xã: năm việc làm ở nhà cho khỏi đi hai lần
Một chuyến làm giấy tờ ở xã mới, nhất là khi trụ sở xa hơn trước, nên chuẩn bị kỹ ở nhà:
- Tra thủ tục trên cổng dịch vụ công: tên thủ tục, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, nơi nhận. In hoặc chụp lại danh mục giấy tờ cần mang.
- Kiểm tra căn cước còn hạn và tài khoản định danh điện tử đã kích hoạt; rất nhiều thủ tục giờ cho phép thay bản sao giấy tờ bằng dữ liệu trên hệ thống.
- Gọi hoặc hỏi qua nhóm thông tin của thôn về giờ làm việc và điểm tiếp nhận; trong giai đoạn chuyển tiếp, một số xã nhận hồ sơ ở hai nơi.
- Chuẩn bị bản sao có chứng thực hoặc bản gốc để đối chiếu, tuỳ thủ tục; mang theo cả giấy tờ cũ ghi địa danh Thái Bình nếu liên quan.
- Nếu nhờ người khác nộp thay, làm văn bản uỷ quyền theo đúng mẫu thủ tục yêu cầu; với việc hộ tịch, có những bước người trong cuộc phải có mặt.
Năm việc này mất chừng nửa tiếng ở nhà nhưng tiết kiệm được cả buổi sáng. Với người già hoặc người ở thôn xa trụ sở, có thể nhờ con cháu nộp trực tuyến trước rồi chỉ ra xã một lần để ký và nhận kết quả.
Khoảng cách tới cơ quan cấp tỉnh: chuyện lo nhiều hơn thực tế
Vì sao người dân lo. Tỉnh Hưng Yên mới trải từ vùng giáp Hà Nội đến tận bờ biển, còn cơ quan cấp tỉnh đặt tập trung ở trung tâm hành chính của tỉnh mới. Với người ở các xã ở rìa tỉnh, nhất là vùng ven biển, đi tới đó có thể là một chặng dài. Nếu việc gì cũng phải lên tỉnh, người dân sẽ rất vất vả. Trước khi đi, hãy kiểm địa chỉ cụ thể của cơ quan cần đến trên cổng thông tin của tỉnh.
Thực tế đang vận hành. Người dân hiếm khi phải đến trụ sở cấp tỉnh. Việc của cá nhân, hộ gia đình chủ yếu nằm ở nhóm xã và công an. Việc thuộc tỉnh thường là của doanh nghiệp, tổ chức, và đều có kênh trực tuyến. Trong giai đoạn chuyển tiếp, một số cơ quan chuyên ngành có thể duy trì nhiều điểm tiếp nhận ở cả hai vùng cũ — kiểm tra thông báo của từng cơ quan trước khi đi.
Khi nào vẫn phải đi. Những trường hợp đặc biệt như hồ sơ đất phức tạp có tranh chấp, giấy tờ có yếu tố nước ngoài phải phỏng vấn, giám định, hoặc khiếu nại. Khi đó, hãy đặt lịch trước nếu cơ quan có cho đặt, và mang đủ hồ sơ gốc.
Đừng trả tiền cho "dịch vụ chạy giấy tờ ở tỉnh". Một số người tận dụng nỗi lo xa đường để mời làm hộ với giá cao, hứa nhanh. Hầu hết những việc đó bạn tự nộp trực tuyến được, phí lệ phí đúng quy định hiển thị ngay trên cổng.
Nộp trực tuyến cho người không quen máy tính
Người trung niên và người già ở nông thôn Thái Bình phần đông chỉ dùng điện thoại để gọi và xem video, nên "nộp trực tuyến" nghe có vẻ xa vời. Thực ra, với đa số thủ tục cá nhân, quy trình chỉ gồm: đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, chọn thủ tục, điền vài thông tin, chụp ảnh giấy tờ, thanh toán lệ phí nếu có, rồi chờ thông báo. Khó nhất là lần đầu.
Cách làm thực tế nhất là để con cháu hoặc tổ công nghệ số cộng đồng ở thôn hướng dẫn một lần, ngồi cạnh làm cùng. Ở nhiều nơi, xã có bố trí người hỗ trợ ngay tại trung tâm phục vụ hành chính công, giúp người dân làm trên máy đặt sẵn. Nhờ người hỗ trợ là việc bình thường; chỉ cần nhớ tự mình nhập mã xác thực, không đưa mật khẩu cho người lạ.
Một mẹo cho con cái ở xa: có những việc người ở xa có thể nộp thay qua tài khoản của chính mình nếu thủ tục cho phép người khác nộp, hoặc nộp bằng tài khoản của bố mẹ khi được bố mẹ đồng ý và ngồi cạnh qua cuộc gọi video. Nhưng việc nào đòi chữ ký, đòi có mặt thì vẫn phải có mặt.
Việc người đi làm xa có thể làm mà không cần về quê
Người Thái Bình đi làm ở Hà Nội, các tỉnh phía Nam hay nước ngoài thường phải xin nghỉ, đi xe về quê chỉ để làm một tờ giấy. Sau sắp xếp và với hệ thống trực tuyến hiện nay, nhiều việc không cần về nữa:
- Xin bản sao trích lục khai sinh, kết hôn: có thể yêu cầu trực tuyến và nhận qua bưu chính, hoặc xin ở cơ quan hộ tịch nơi đang sống nếu dữ liệu đã có trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
- Xác nhận thông tin cư trú: tra và xuất trên ứng dụng định danh điện tử hoặc cổng dịch vụ công, không cần xin giấy ở xã quê.
- Đăng ký tạm trú ở nơi đang làm: nộp trực tuyến tại nơi đến, không phải về quê xin xác nhận gì.
- Cấp đổi, cấp lại căn cước: làm ở công an nơi đang sống, không bắt buộc về nơi thường trú.
- Nộp hồ sơ hộ kinh doanh, doanh nghiệp đặt ở quê: nộp trực tuyến, chỉ về khi phải ký bản gốc hoặc nhận con dấu nếu cần.
- Việc đất đai của gia đình ở quê: có thể uỷ quyền cho người ở nhà làm thay; văn bản uỷ quyền làm ở nơi đang sống hoặc ở cơ quan đại diện nếu đang ở nước ngoài.
Trước khi đặt vé về, hãy tra thủ tục trên cổng dịch vụ công xem có cho nộp trực tuyến hay nộp ở nơi khác không. Một buổi tối tra cứu thường đỡ được một chuyến xe khách hai chiều và một ngày công.
Khi hồ sơ bị trả lại hoặc chậm: xử lý ra sao
Giai đoạn đầu sau sắp xếp, hồ sơ chậm hay bị yêu cầu bổ sung không hiếm, vì cán bộ xã mới phải tiếp nhận thêm việc của huyện cũ và hệ thống phải đồng bộ dữ liệu. Khi bị trả lại, đọc kỹ phiếu yêu cầu bổ sung: phiếu phải nêu rõ thiếu gì, sai gì. Nếu chỉ nói chung chung, bạn có quyền hỏi lại cụ thể.
Mỗi hồ sơ có mã hồ sơ để tra tiến độ. Giữ phiếu hẹn hoặc tin nhắn có mã này. Nếu quá hạn mà chưa có kết quả, hỏi lại bộ phận một cửa; nếu vẫn không được giải quyết, có thể phản ánh qua kênh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị trên cổng dịch vụ công. Phản ánh nên ngắn, có mã hồ sơ và ngày nộp.
Với hồ sơ đất đai, thời gian thường dài hơn vì phải qua nhiều bước đo đạc, thẩm tra. Đừng nhầm chậm do quy trình với chậm do bị làm khó. Hỏi rõ hồ sơ đang ở bước nào, ai đang giữ, là cách tốt nhất để biết.
Câu hỏi thường gặp
Bỏ cấp huyện rồi thì đăng ký hộ kinh doanh ở đâu?
Theo hướng phân cấp sau khi bỏ cấp huyện, đăng ký hộ kinh doanh chuyển về cấp xã, nơi hộ đặt địa điểm kinh doanh. Bạn có thể nộp ở trung tâm phục vụ hành chính công của xã hoặc trực tuyến. Kiểm tra lại thủ tục hiện hành trên cổng dịch vụ công trước khi nộp.
Chứng thực bản sao có làm ở xã khác được không?
Chứng thực bản sao từ bản chính thường không phụ thuộc nơi cư trú, nên bạn có thể làm ở xã thuận đường hoặc ở tổ chức hành nghề công chứng. Với chứng thực chữ ký hay hợp đồng liên quan đến đất, nơi làm có thể bị giới hạn theo quy định, nên hỏi trước.
Trụ sở huyện cũ bây giờ dùng làm gì?
Nhiều trụ sở huyện cũ được dùng làm trụ sở xã mới, điểm làm việc của cơ quan chuyên ngành hoặc chi nhánh của các đơn vị cấp tỉnh. Cách bố trí khác nhau ở từng nơi, nên đừng mặc định trụ sở huyện cũ vẫn giải quyết việc như trước; kiểm tra thông báo của địa phương.
Người già không có điện thoại thông minh thì làm thủ tục thế nào?
Vẫn nộp trực tiếp ở trung tâm phục vụ hành chính công của xã như trước. Kênh trực tuyến là thêm lựa chọn, không thay thế hoàn toàn kênh trực tiếp. Người già có thể nhờ người thân đi cùng hoặc uỷ quyền với những việc pháp luật cho phép uỷ quyền.
Có phải nộp lệ phí cao hơn khi nộp trực tuyến không?
Không. Nhiều thủ tục còn được giảm lệ phí khi nộp trực tuyến theo chính sách khuyến khích. Mức lệ phí đúng quy định hiển thị trên cổng dịch vụ công khi bạn chọn thủ tục; khoản nào ngoài con số đó, ví dụ phí dịch vụ của người làm hộ, là thoả thuận riêng.
Muốn xin lại giấy tờ do huyện cũ cấp thì xin ở đâu?
Hồ sơ lưu trữ của huyện cũ được bàn giao cho đơn vị kế thừa, thường là xã mới hoặc cơ quan chuyên ngành cấp tỉnh tuỳ loại giấy. Bắt đầu bằng việc hỏi bộ phận một cửa xã nơi bạn đăng ký trước đây; họ sẽ chỉ đúng nơi đang giữ sổ gốc.