Con của người Thái Bình sinh ra ở nước ngoài, nếu đã được khai sinh ở nước sở tại, thì khi về quê cần làm thủ tục ghi chú khai sinh (ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam) chứ không đăng ký khai sinh lại từ đầu. Kết hôn với người nước ngoài thì hoặc đăng ký ở Việt Nam, hoặc đăng ký ở nước ngoài rồi ghi chú lại ở quê. Sau khi bỏ cấp huyện, theo hướng phân cấp, phần lớn những việc này chuyển về cơ quan cấp xã — danh mục cụ thể cần kiểm tra trên cổng dịch vụ công.
Thái Bình là một trong những nơi có nhiều người đi lao động và học tập ở Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan. Nhiều gia đình có con sinh ở bên đó, gửi về cho ông bà nuôi; nhiều người lấy vợ chồng người nước ngoài. Bài này đi qua các tình huống ấy theo nguyên lý: giấy tờ gì cần chuẩn bị, vì sao phải hợp pháp hoá, chọn đăng ký ở đâu, và những lỗi làm hồ sơ kéo dài.
Vì sao hộ tịch có yếu tố nước ngoài là chuyện rất "Thái Bình"
Ở nhiều làng của Thái Bình cũ, gần như nhà nào cũng có người đang hoặc đã đi làm ở nước ngoài. Các làng ven biển Tiền Hải, Thái Thụy, các xã của Quỳnh Phụ, Hưng Hà đều quen cảnh con cái đi xa vài năm, gửi tiền về xây nhà, rồi có khi mang theo cả một gia đình nhỏ trở về. Chính vì vậy, những việc hộ tịch tưởng hiếm như khai sinh cho trẻ sinh ở Hàn Quốc hay kết hôn với người Nhật lại là chuyện cán bộ tư pháp ở đây gặp thường xuyên.
Khó khăn thường không nằm ở luật mà ở giấy tờ nước ngoài: tiếng nước ngoài, thiếu dịch thuật, thiếu hợp pháp hoá lãnh sự, hoặc tên viết khác nhau giữa các giấy. Một cái tên tiếng Việt khi sang Hàn Quốc có thể được phiên âm theo cách khác, rồi khi dịch ngược về lại ra một cách viết thứ ba. Mỗi chỗ lệch như vậy là một lần hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Hiểu được nguyên lý chung giúp bạn chuẩn bị từ lúc còn ở nước ngoài, nơi việc xin giấy dễ hơn nhiều so với khi đã về đến quê rồi mới phát hiện thiếu.
Con sinh ở nước ngoài đã có giấy khai sinh nước sở tại: các bước ghi chú
Khi trẻ đã được cơ quan nước ngoài cấp giấy khai sinh và cha mẹ là công dân Việt Nam, trình tự chung thường như sau:
- Xin bản chính hoặc bản sao hợp lệ giấy khai sinh của trẻ do cơ quan nước ngoài cấp, ngay khi còn ở nước đó.
- Làm hợp pháp hoá lãnh sự giấy khai sinh nếu nước đó không thuộc diện được miễn theo điều ước; cách làm thường là chứng nhận của cơ quan nước sở tại rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam.
- Dịch giấy khai sinh sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch; kiểm tra kỹ cách viết họ tên cha mẹ trong bản dịch khớp với căn cước, hộ chiếu.
- Về quê, nộp hồ sơ ghi chú khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp hiện hành, thường là nơi cư trú của cha hoặc mẹ.
- Nhận trích lục ghi chú khai sinh; sau đó đăng ký thường trú và làm bảo hiểm y tế cho trẻ.
- Nếu cần, làm thủ tục liên quan tới quốc tịch của trẻ theo quy định, nhất là khi một trong hai cha mẹ là người nước ngoài.
Một số gia đình chọn đăng ký khai sinh cho con ngay tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại. Cách này giúp con có giấy khai sinh Việt Nam từ đầu, đỡ việc ghi chú khi về. Hỏi cơ quan đại diện xem trường hợp của bạn có làm được không.
Trẻ chưa có giấy khai sinh nào, gửi về cho ông bà nuôi
Có trường hợp trẻ sinh ở nước ngoài nhưng cha mẹ chưa kịp hoặc không làm được giấy khai sinh ở đó, rồi gửi con về quê cho ông bà. Đây là tình huống khó hơn, vì giấy tờ chứng minh việc sinh nằm ở nước ngoài, còn người làm thủ tục lại là ông bà ở Thái Bình.
Nguyên lý là vẫn phải có giấy tờ chứng minh việc sinh: giấy chứng sinh của bệnh viện nơi sinh, được hợp pháp hoá và dịch. Nếu không có, thủ tục sẽ cần văn bản cam đoan và có thể cần xác minh, kéo dài thời gian. Người đi khai thường phải là cha hoặc mẹ, hoặc người được uỷ quyền đúng quy định; ông bà chỉ làm thay được khi có uỷ quyền hợp lệ.
Lời khuyên thực tế cho các cặp vợ chồng đang làm ở nước ngoài: trước khi gửi con về, hãy làm xong giấy khai sinh ở nước sở tại hoặc tại cơ quan đại diện Việt Nam, xin đủ bản sao, làm hợp pháp hoá lãnh sự luôn. Một tuần lo giấy tờ ở bên đó tiết kiệm nhiều tháng ông bà phải chạy ở quê, và tránh cho đứa trẻ cảnh chậm nhập học, chậm có thẻ bảo hiểm.
Kết hôn với người nước ngoài: hai đường đi
Đăng ký kết hôn ở Việt Nam. Cặp đôi nộp hồ sơ ở cơ quan có thẩm quyền nơi cư trú của bên Việt Nam. Bên nước ngoài thường cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của nước họ, giấy xác nhận sức khoẻ tâm thần theo yêu cầu, hộ chiếu; tất cả phải hợp pháp hoá và dịch. Hai người thường phải có mặt khi trao giấy chứng nhận.
Đăng ký kết hôn ở nước ngoài rồi ghi chú ở quê. Nếu đã kết hôn tại cơ quan nước ngoài, bên Việt Nam về làm thủ tục ghi chú kết hôn để việc kết hôn được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam. Cần giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài đã hợp pháp hoá, dịch, và giấy tờ tuỳ thân.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bên Việt Nam. Khi kết hôn ở nước ngoài, bên Việt Nam thường phải xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ở nơi thường trú. Giấy này có thời hạn sử dụng, nên xin vừa đủ sớm, đừng xin quá sớm rồi hết hạn trước khi kịp dùng.
Phỏng vấn và xác minh. Cơ quan đăng ký có thể phỏng vấn để bảo đảm việc kết hôn là tự nguyện, hai bên hiểu nhau. Đây là quy trình bình thường, không phải sự nghi ngờ cá nhân; trả lời trung thực là đủ.
Xin trích lục giấy tờ cũ do xã, huyện cũ cấp
Hồ sơ đi nước ngoài, nhất là thị thực lao động, du học, đoàn tụ gia đình, hay đòi bản sao giấy khai sinh, giấy kết hôn của cha mẹ, có khi đòi cả giấy của ông bà. Giấy gốc cũ ở nhiều gia đình Thái Bình đã rách, mờ, thất lạc qua những lần lụt bão, sửa nhà. Khi đó cần xin bản sao trích lục từ sổ hộ tịch gốc.
Sổ hộ tịch của các xã cũ được bàn giao cho xã mới kế thừa địa bàn; sổ của huyện cũ được bàn giao cho đơn vị kế thừa theo phân cấp. Với việc hộ tịch đã đưa lên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, việc xin bản sao có thể làm ở nơi khác hoặc trực tuyến. Với sổ giấy rất cũ chưa số hoá, phải xin ở nơi đang giữ sổ.
Kinh nghiệm: ghi rõ khi xin là việc đăng ký năm nào, ở xã nào (theo tên cũ), tên cha mẹ khi đó. Sổ cũ được lưu theo năm và theo xã cũ, nên càng nhiều thông tin thì cán bộ càng tìm nhanh. Nếu giấy gốc có sai sót (sai năm sinh, sai chữ), xin trích lục xong mới tính đến việc cải chính, vì cải chính là thủ tục riêng.
Khi trẻ đã về quê: khai sinh, thường trú, bảo hiểm y tế nối nhau thế nào
Sau khi có trích lục ghi chú khai sinh hoặc giấy khai sinh Việt Nam, việc tiếp theo là để trẻ có nơi thường trú và thẻ bảo hiểm y tế. Với trẻ sinh trong nước, hiện có cách làm liên thông ba việc khai sinh, đăng ký thường trú và cấp bảo hiểm y tế cho trẻ dưới sáu tuổi trên môi trường điện tử. Với trẻ sinh ở nước ngoài, phần ghi chú khai sinh có thể phải làm riêng trước, sau đó mới đăng ký thường trú.
Nơi thường trú của trẻ thường được xác định theo nơi thường trú của cha hoặc mẹ. Khi cả cha mẹ đang ở nước ngoài và trẻ ở với ông bà, gia đình cần hỏi công an xã về cách đăng ký phù hợp, thường là vào hộ của nơi cha hoặc mẹ có thường trú ở quê. Có thường trú rồi, việc làm thẻ bảo hiểm y tế, chọn trạm y tế xã làm nơi khám ban đầu, đăng ký vào mầm non sẽ suôn sẻ.
Cha mẹ ở xa có thể theo dõi tiến độ qua tài khoản định danh của mình nếu hồ sơ nộp trực tuyến. Nên để ông bà giữ một tập bản sao đầy đủ giấy tờ của cháu: trích lục khai sinh, thẻ bảo hiểm y tế, giấy tiêm chủng. Khi cháu ốm hay đến tuổi đi học, ông bà không phải gọi điện sang nước ngoài hỏi từng tờ.
Giấy tờ nước ngoài: những lỗi hay làm hồ sơ chậm
Phần lớn hồ sơ bị trả lại không vì luật phức tạp mà vì những lỗi nhỏ dưới đây:
| Lỗi | Hệ quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Họ tên phiên âm khác nhau giữa các giấy | Không xác định được là cùng một người | Kiểm tra bản dịch, dùng một cách viết theo hộ chiếu, kèm giấy tờ giải thích nếu cần |
| Thiếu hợp pháp hoá lãnh sự | Giấy nước ngoài không được dùng | Hỏi trước nước đó có được miễn không; làm ngay khi còn ở nước sở tại |
| Bản dịch không chứng thực | Bị yêu cầu dịch lại | Dịch và chứng thực ở nơi được phép |
| Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hết hạn | Phải xin lại | Canh thời gian xin cho khớp ngày nộp |
| Người đi nộp không có uỷ quyền hợp lệ | Không được tiếp nhận | Làm uỷ quyền đúng mẫu, ở nơi được công nhận |
Tất cả lỗi này đều sửa được, nhưng mỗi lần sửa là một lần gửi giấy qua lại giữa hai nước. Chuẩn bị kỹ một lần vẫn là cách rẻ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Con sinh ở Hàn Quốc, có bắt buộc làm giấy khai sinh Việt Nam không?
Nếu con là công dân Việt Nam và sẽ sống, học tập ở Việt Nam, việc ghi chú hoặc đăng ký khai sinh theo pháp luật Việt Nam là cần thiết để con có thường trú, bảo hiểm y tế, nhập học. Con có quốc tịch nào còn tuỳ quy định của hai nước, nên hỏi cơ quan đại diện.
Ông bà ở quê có tự làm giấy khai sinh cho cháu được không?
Ông bà chỉ làm thay được khi có văn bản uỷ quyền hợp lệ của cha hoặc mẹ, trừ những trường hợp pháp luật cho phép người thân đi khai. Văn bản uỷ quyền lập ở nước ngoài thường cần chứng nhận tại cơ quan đại diện Việt Nam. Hỏi cơ quan tư pháp xã trước khi gửi giấy về.
Hợp pháp hoá lãnh sự làm ở đâu?
Thường gồm bước chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước cấp giấy và bước hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó. Một số nước có thoả thuận miễn với Việt Nam. Danh sách và cách làm hiện hành nên tra trên trang của cơ quan lãnh sự Việt Nam.
Kết hôn ở Nhật rồi, về quê có phải đăng ký lại không?
Không đăng ký lại mà làm thủ tục ghi chú kết hôn, để việc kết hôn đã đăng ký ở nước ngoài được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam. Thủ tục này giúp các giấy tờ về sau như khai sinh cho con, đất đai, thừa kế ở quê được thống nhất.
Giấy khai sinh cũ của bố mẹ bị mất, cơ quan nước ngoài đòi bản sao thì làm sao?
Xin bản sao trích lục từ sổ hộ tịch gốc ở nơi đang lưu giữ, thường là xã mới kế thừa địa bàn xã cũ. Cung cấp càng chi tiết càng tốt năm đăng ký, xã cũ, tên cha mẹ. Sau đó dịch và hợp pháp hoá theo yêu cầu của nước nhận.
Sau sáp nhập, giấy tờ hộ tịch cũ ghi tỉnh Thái Bình có bị nước ngoài từ chối không?
Giấy tờ hợp lệ tại thời điểm cấp vẫn có giá trị. Nếu cơ quan nước ngoài thắc mắc vì địa danh không còn, bạn có thể kèm thêm văn bản sắp xếp đơn vị hành chính đã được dịch để giải thích rằng địa danh cũ nay thuộc tỉnh Hưng Yên.